الإدارة العامة لشئون مكتب أمين المجلس

الإدارة العامة لشئون مكتب أمين المجلس الأعلى للجامعات من الإدارات المحورية، وتتبع السيد الأستاذ الدكتور أمين المجلس مباشرةً، وتختص بالتالى:
• التخطيط والتنظيم والتنسيق والمتابعة والرقابة على أعمال الإدارات التابعة لها-إدارة المتابعة وإدارة العلاقات العامة والمراسم.
• الإشراف على إعداد وتنفيذ الدراسات المتعلقة بكافة مجالات العمل، مع متابعة الأداء بهدف تقييمه وتحسين كفاءته وفاعليته.
• متابعة الطلبات والشكاوى الواردة إلى المكتب، وتحليلها لاستخلاص مؤشراتها وأسبابها، ثم إعداد تقارير بشأنها ورفعها إلى أمين المجلس.
• دراسة أفضل أساليب التخطيط للوحدة، وإعداد الدراسات وتقديم المقترحات التي تسهم في تحسين تنظيم العمل داخل الجهة
• المساهمة  في إعداد وصياغة سياسات الجودة وخططها وأهدافها الخاصة بأمانة المجلس الأعلى للجامعات.
• متابعة تنفيذ نظام إدارة الجودة من خلال مراجعات دورية، مع اتخاذ القرارات والتوصيات اللازمة لتطوير النظام وتحسين أدائه.
وذلك بما يضمن حسن سير العمل وتحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية ، وتطوير  وسائل الاتصال  ، بما يضمن خدمات فعالة ومتوافقة مع احتياجات المتعاملين ، ويعزز من جودة التواصل المؤسسي وسرعة الاستجابة، مما ينعكس إيجابيًا على صورة أمانة المجلس ويدعم تحقيق أهداف المجلس الأعلى للجامعات.

أولاً: إدارة المتابعة:
إدارة المتابعة هي الجهة المسؤولة عن ضبط دورة المراسلات داخل أمانة المجلس الأعلى للجامعات، وضمان إنجاز الموضوعات في الوقت المحدد، ومتابعة الأعمال الإدارية والفنية التي تُعرض على أمين المجلس، والتنسيق بين الإدارات المختلفة.
• المتابعة الدورية وإعداد التقارير لتحقيق إنسيابية تدفق المعلومات وضمان تنفيذ الموضوعات والتكليفات الصادرة، وإعداد تقارير متتابعة دقيقة تساعد في رفع كفاءة الآداء.
• إدارة البريد الإلكترونى الرسمى الخاص بأمانة المجلس للرد على الشكاوى والاستفسارات، مع التحويل للإدارات المختصة.
• تحليل الشكاوى والطلبات الواردة وإعدادا تقارير بالمؤشرات والإتجاهات.

ثانياً: إدارة العلاقات العامة والمراسم:
إدارة العلاقات العامة والمراسم هي الجهة المختصة بتنظيم الفعاليات الرسمية، وإدارة البروتوكولات، والإعلام المؤسسي، وخدمة الجمهور، ومتابعة الملفات الاجتماعية للعاملين.
وذلك لتعزيز الصورة المؤسسية لأمانة المجلس، وضمان تنظيم واستضافة الفعاليات الرسمية بجودة عالية، وتقديم خدمات بروتوكولية وإعلامية تحقق الانسيابية والكفاءة. وتسهيل الخدمات والتواصل الجيد مع السادة المتعاملين مع أمانة المجلس.

تنفيذ ومتابعة اعمال الإعلام والنشر:
• توفير المطبوعات والإصدارات التى تعكس طبيعة وخدمات وأنشطة المجلس.
• إعداد وتحديث النشرات الخاصة بالخدمات التي تقدمها أمانة المجلس الأعلى للجامعات ومتطلبات وكيفية آداء الخدمات بطريقة واضحة ووسائل الإتصال بأمانة المجلس.
• تسليط الضوء على أهم انشطة وفعاليات أمانة المجلس الأعلى للجامعات و وكل ما يخص التعليم العالى والبحث العلمى من خلال الصفحة الرسمية لأمانة المجلس الأعلى للجامعات على مواقع التواصل الإجتماعى.
• متابعة بوابة  الشكاوى الحكومية، وصفحات التواصل فى ظل الإهتمام  بالتواصل الجيد والفعال بين أمانة المجلس والسادة المتعاملين مع أمانة المجلس الأعلى للجامعات من السادة اعضاء هيئة التدريس والطلاب المستفيدين من خدمات أمانة المجلس الأعلى للجامعات والتواصل الفعال مع وسائل الأعلام والصحافة ؛ والرد السريع والفعال على الاستفسارات والشكاوى.
• النشرة الدورية الصادرة عن أمانة المجلس الأعلى للجامعات
• أنشطة المجلس الأعلى للجامعات: إعداد النشاط الأسبوعى والحصاد الشهرى والمجلس فى عيون الصحافة لإبراز ما تم تناوله بالصحف من أخبار.
• تصميم استمارة بيان مدى رضاء المعنيين بالخدمات وقياس مؤشرات الآداء وإضفاء المصداقية في التعامل مع شكاوى الجمهور مما يسهم في إنجاز العمل في الوقت المحدد له.